4 motivos para você não utilizar planilhas na gestão da sua empresa

Você ainda utiliza planilhas para gerenciar sua empresa? Se sim, é hora de repensar sua estratégia.

Explore os quatro motivos cruciais que irão abrir seus olhos para alternativas mais eficientes e modernas, capazes de impulsionar sua produtividade, otimizar processos e elevar seus resultados a um novo patamar.

#TIMEUNC | 15/07/2023

Compartilhe:

Nem toda empresa conta com um sistema de gestão completo que consiga atender todas as suas demandas de controle e processos. E muitas vezes opta por não ter softwares devido à escassez de recursos financeiros. No entanto, é importante considerar os possíveis problemas que o uso de planilhas pode acarretar na gestão do seu negócio. Neste artigo, vamos apresentar 4 motivos para você não utilizar planilhas na gestão da sua empresa.

1 | Falta de segurança quanto às informações:

As planilhas deixam as informações do seu negócio sujeitas a cópias e até fraudes, uma vez que a planilha pode parar facilmente em mãos erradas. Além disso, elas não oferecem um controle efetivo sobre o acesso às informações, pois não possuem bloqueios. As informações também podem ser perdidas apenas pelo descuido de não salvar o que foi lançado ou alterado. Além disso, a falta de rastreabilidade dificulta a identificação de erros ou lançamentos incorretos.

A falta de segurança é um dos principais motivos para não utilizar planilhas na gestão da sua empresa. As informações contidas nas planilhas estão vulneráveis a cópias e fraudes, pois as planilhas podem ser facilmente compartilhadas ou enviadas para pessoas não autorizadas. Não há um controle efetivo sobre quem pode acessar ou modificar os dados, já que as planilhas não oferecem bloqueios de segurança robustos.

Além disso, as informações podem ser perdidas facilmente se não forem devidamente salvas. Um descuido na hora de salvar o arquivo ou atualizar as informações pode resultar na perda de dados importantes para o negócio. A falta de rastreabilidade também é um problema, pois é difícil saber quem realizou determinado lançamento ou modificação na planilha. Isso dificulta a identificação de erros e a responsabilização por eventuais problemas.

A utilização de planilhas para a gestão da empresa também pode representar um risco em relação à conformidade com regulamentos e normas. Sem um controle adequado sobre quem pode acessar e modificar os dados, é difícil garantir que as políticas e diretrizes da empresa estão sendo seguidas. Isso pode resultar em erros, violações de privacidade, vazamento de informações confidenciais ou até mesmo perdas financeiras.

Em resumo, as planilhas oferecem pouca segurança em relação às informações da empresa. A falta de controle de acesso, a possibilidade de perda de dados e a ausência de rastreabilidade são pontos fracos que podem comprometer a gestão eficiente e segura do seu negócio. Portanto, considerar alternativas mais seguras e confiáveis, como softwares de gestão especializados, é fundamental para garantir a proteção dos dados e o bom funcionamento da empresa.

2 | Ficar exposto a falhas:

Quanto mais manuais os processos, maior a probabilidade de erros acontecerem. Os funcionários são humanos e, por isso, estão sujeitos a cometer erros de digitação ou realizar cálculos incorretos. Embora seja possível adicionar alguns bloqueios em uma planilha, ela nunca será tão eficiente quanto um software parametrizado. Alterações em fórmulas ou configurações podem passar despercebidas por um longo período, tornando difícil encontrar a raiz do problema.

A exposição a falhas é outro motivo relevante para não utilizar planilhas na gestão da sua empresa. A dependência de processos manuais aumenta significativamente a probabilidade de erros ocorrerem. Os funcionários, por mais qualificados que sejam, são seres humanos suscetíveis a cometer erros de digitação, inserir informações incorretas ou realizar cálculos equivocados.

Embora seja possível adicionar bloqueios e validações nas planilhas para minimizar erros, elas nunca serão tão eficientes quanto um software parametrizado. Alterações acidentais ou não autorizadas nas fórmulas ou configurações das planilhas podem passar despercebidas por um longo período, resultando em informações imprecisas ou distorcidas. Identificar a raiz do problema se torna uma tarefa desafiadora, pois a complexidade das fórmulas e a falta de histórico de alterações dificultam a rastreabilidade.

Esses erros podem ter consequências graves para a empresa, como perdas financeiras, tomada de decisões equivocadas ou prejuízos na relação com clientes e fornecedores. A exposição a falhas nas planilhas pode comprometer a confiabilidade dos dados e a precisão das informações utilizadas na gestão do negócio.

Em contrapartida, um software parametrizado oferece maior controle sobre os processos, validações automáticas, histórico de alterações e uma estrutura mais robusta para lidar com os dados da empresa. Esses sistemas são projetados para minimizar erros humanos, automatizar tarefas e garantir a consistência e integridade dos dados.

Portanto, ao considerar a gestão da sua empresa, é importante levar em conta a exposição a falhas que as planilhas podem trazer. Investir em um software de gestão adequado, que atenda às necessidades específicas do seu negócio, pode reduzir significativamente os erros e melhorar a eficiência dos processos, proporcionando uma base sólida para a tomada de decisões estratégicas.

3 | “Furos” nos processos:

As planilhas não oferecem mecanismos efetivos para garantir que as políticas internas da empresa sejam seguidas corretamente. Isso pode resultar em práticas inadequadas, como a concessão de descontos além do permitido, vendas para clientes inadimplentes ou a definição de prazos e condições de pagamento inviáveis.

Sem a aplicação de travas estratégicas, as planilhas permitem que os colaboradores realizem alterações sem restrições, o que pode levar a erros e desvios nas operações da empresa. Além disso, a dificuldade de realizar alterações em massa nas planilhas torna o processo de atualização das políticas e normas mais complicado e suscetível a erros humanos.

Outro ponto importante é a falta de garantia de que todos os colaboradores estejam utilizando a versão mais atualizada da planilha. Se cada membro da equipe tiver sua própria cópia da planilha em seu computador, é difícil assegurar que todos estejam trabalhando com os mesmos dados e informações atualizadas. Isso pode levar a inconsistências nos processos e na tomada de decisões, comprometendo a eficiência e a integridade das operações.

Em contrapartida, os softwares de gestão oferecem recursos avançados para garantir a conformidade com as políticas e normas estabelecidas pela empresa. Esses sistemas permitem a definição de restrições de acesso e permissões, o que evita a realização de ações não autorizadas. Além disso, possibilitam a parametrização de processos e a aplicação de regras automáticas, reduzindo a margem de erro e garantindo a conformidade com as diretrizes estabelecidas.

4 | Perda de tempo com retrabalho:

A perda de tempo com retrabalho é um aspecto importante a ser considerado ao utilizar planilhas na gestão da sua empresa. Embora as planilhas possam aparentar ser rápidas e fáceis de usar, na prática elas podem resultar em processos ineficientes e desperdício de tempo.

Uma das principais causas de retrabalho nas planilhas é a necessidade de digitar as mesmas informações em diferentes locais. Por exemplo, se você precisa atualizar um dado em uma planilha, é provável que precise inserir a mesma informação em outras planilhas relacionadas ou em campos diferentes da mesma planilha. Essa duplicação de esforços aumenta o risco de erros e inconsistências nos dados, o que pode levar a decisões equivocadas.

Além disso, a conferência manual de diversos lançamentos em planilhas pode consumir um tempo considerável da equipe. A falta de integração entre os dados e a falta de automação nos processos tornam as análises e reconciliações mais demoradas e propensas a erros. Isso limita a capacidade de obter informações em tempo real e dificulta a identificação precoce de problemas ou oportunidades de melhoria.

Outro aspecto a ser considerado é a dificuldade de realizar projeções e previsões com base nas informações contidas nas planilhas. A falta de recursos avançados de análise e a necessidade de realizar cálculos manuais podem limitar sua capacidade de antecipar problemas, identificar tendências e tomar medidas preventivas. Isso pode resultar em uma abordagem reativa, em que você só consegue analisar o que já aconteceu, em vez de adotar uma postura mais proativa para impulsionar o crescimento e a eficiência da empresa.

Por outro lado, os softwares de gestão oferecem recursos integrados, automação de processos e análises avançadas, o que reduz a necessidade de retrabalho e acelera a obtenção de informações relevantes. A capacidade de realizar análises em tempo real e projeções precisas permite que você tome decisões mais embasadas e implemente estratégias com maior eficácia.

Diante desses quatro motivos, é importante considerar alternativas aos sistemas de planilhas para a gestão da sua empresa. Investir em um software de gestão adequado às suas necessidades pode trazer maior segurança, eficiência e conformidade aos processos do seu negócio. Embora o investimento inicial possa parecer alto, os benefícios a longo prazo superam amplamente as limitações das planilhas, proporcionando um ambiente de gestão mais robusto e confiável para o crescimento da sua empresa.

Quer ver na prática como um sistema de gestão pode substituir as planilhas e agilizar o dia a dia da sua fábrica?

Conheça nossas soluções de gestão industrial e converse com um de nossos consultores.

Solicite o contato do nosso time comercial agora.

Olá! Este conteúdo foi escrito pelo nosso time. Ouvir o seu feedback é importante para nós. Deixe seu comentário abaixo sobre o que você achou deste texto.