Entendendo os Processos de Compra: Solicitação, Cotação e Pedido de Compra

Possuir um processo de compra organizado, é mais que essencial para saber aonde irá investir recursos para aquisição de materiais e com isso, compor o estoque de maneira inteligente e eficaz.

#TIMEUNC | 01/07/2024

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Neste artigo, vamos explorar alguns processos utilizados e como a gestão eficiente de compras pode ser um diferencial na sua empresa e além disso, qual a vantagem de um sistema ERP para auxiliar neste processo. Vamos lá?

Necessidade de estoque

Tudo se inicia na sua necessidade de estoque de um item, através desta análise, lhe trará insumos para saber o que de fato precisa ou não ser comprado ou melhor, o que realmente precisa ser mantido em estoque.

Contudo, basicamente o objetivo de uma necessidade de estoque bem alinhada ao processo, soma para que o processo de compras seja eficiente e produtivo.

Solicitação de compra

Também conhecido como requisição de compra, nada mais é que um processo feito através de um documento interno (dentro do sistema por exemplo) que indica a necessidade de aquisição de um produto.

Este processo após analise pelos devidos responsáveis, poderá ser aprovado, ou não, gerando assim uma necessidade de compra de fato. Os benefícios deste processo são diversos, porém, podemos destacar:

Controle mais preciso do que está sendo comprado (frequência e volume de compra por exemplo);
Maior visibilidade de gastos, auxiliando e aprimorando a gestão financeira;
Envio de pedidos de compras com menos erros aos fornecedores, consequentemente, melhorando o relacionamento;
Redução do risco de fraudes ou golpes;
Realização de compras estratégicas, aumentando o custo-benefício do negócio.

Confira: Guia definitivo de cálculo de estoque de segurança para indústrias

Cotação de compras

Após aprovado a solicitação de compra, vamos entender como fazer um processo de cotação de compras e qual a importância desta etapa. A importância dessa etapa, é crucial para que o pedido de compra (que seria o próximo passo) seja feito de forma congruente e otimize de fato o processo interno da empresa. Abaixo, alguns motivos importantes:

Economia de Custos:

O principal benefício da cotação de compras é a possibilidade de reduzir custos. A empresa pode encontrar a melhor oferta comparando vários fornecedores e economizando dinheiro.

Qualidade e Confiabilidade:

A cotação permite que a empresa verifique a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos por vários fornecedores, garantindo que a escolha final atenda aos padrões necessários.

Condições Favoráveis:

A empresa pode chegar a acordos mais favoráveis negociando condições de pagamento, prazos de entrega e outras necessidades por meio de cotações.

Transparência e Competitividade:

O processo de cotação torna os fornecedores mais transparentes e competitivos, incentivando-os a oferecer seus melhores preços e condições.

Registro e Conformidade:

A cotação registra formalmente as propostas recebidas e as decisões tomadas. Isso é importante para auditorias e conformidade com regulamentos internos e externos.

Melhor Relação com Fornecedores:

Um processo de cotação transparente e justo pode fortalecer as relações com os fornecedores e promover uma colaboração confiável a longo prazo.

Pedido de compra

Os pedidos de compra basicamente é quase a etapa final do processo de compras. É onde de fato será formalizado a compra do produto com o fornecedor. Basicamente, é um documento com todos os dados que caracterizam a aquisição de um determinado produto, ou seja, é um documento que formaliza a aquisição do produto necessário, produto este que já passou pela triagem nos passos anteriores, ou seja, foi devidamente aprovado a solicitação, e analisado as cotações mais viáveis para este processo.

Após o fornecedor receber o pedido de compra, será conferido, validado e enviado a mercadoria a empresa que comprou. Ao chegar a mercadoria, nosso sistema possibilita o vinculo das informações do pedido de compra com a entrada da nota fiscal para facilitar o processo criando agilidade.

Um pedido de compra é uma parte importante do processo de aquisição, pois permite que as transações sejam claras, congruentes e funcionais e fortalece a relação entre a empresa e seus fornecedores.

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