Mitos e Verdades sobre o ERP: Como tomar a melhor decisão para a sua fábrica

Imagine um mar de oportunidades onde a gestão fabril se transforma em uma sinfonia de eficiência e estratégia. Um universo onde dados precisos fluem em tempo real, departamentos colaboram em perfeita harmonia e decisões assertivas impulsionam o crescimento do seu negócio como um navio em águas calmas e prósperas.

#TIMEUNC | 18/03/2024

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Você já ouviu falar sobre ERP? Essa sigla, que significa Enterprise Resource Planning, é muito mais do que apenas um sistema de gestão empresarial. Na verdade, o ERP pode ser o diferencial que a sua fábrica precisa para se destacar no mercado. No entanto, muitos empresários ainda têm dúvidas e receios sobre a implementação e os benefícios desse sistema. Neste artigo, vamos desvendar os principais mitos e verdades sobre o ERP e mostrar como você pode tomar a melhor decisão para a sua fábrica.

Mito 1: ERP é apenas para grandes empresas

Embora seja verdade que muitas grandes empresas utilizam ERP, esse sistema também pode ser extremamente benéfico para pequenas e médias empresas, inclusive fábricas. O ERP pode ajudar a otimizar processos, reduzir custos e melhorar a eficiência operacional, independentemente do tamanho da empresa.

ERPs são soluções adaptáveis que se encaixam em fábricas de todos os portes, desde botes salva-vidas até transatlânticos. A escolha do software ideal dependerá do tamanho da sua operação, orçamento e objetivos específicos, como bússolas que se ajustam a diferentes embarcações.

Tendo em vista, vale a pena questionar se redução de tempo, custos, aumento de competitividade e estratégia é apenas para grandes empresas?

Fica claro que um sistema que tem como principal objetivo alavancar seu sucesso, remover as burocracias e dificuldades de controles em planilhas e papeis onde vão te deixar preso em um processo operacional, o momento para esse investimento é para ontem!

Mito 2: ERP é muito caro

É verdade que a implementação de um sistema ERP pode representar um investimento inicial significativo. No entanto, os benefícios a longo prazo geralmente superam os custos iniciais. Além disso, hoje em dia existem opções de ERP mais acessíveis, especialmente para pequenas e médias empresas.

Com planejamento e navegação segura, a implementação do ERP pode ser tranquila e eficiente. A escolha de um fornecedor experiente e a participação ativa da tripulação garantem uma travessia suave e eficaz, como um farol guiando o caminho.

LEMRE-SE: Só é caro quando você investe, porém, continua sem agilidade operacional e não consegue ver em tempo real seus números e onde você pode ajustar para impulsionar seu crescimento. Só é caro, quando a ferramenta é apenas um custo que não tem retorno e serve apenas para as obrigações como emitir nota, um sistema eficaz pode se pagar em pouquíssimo tempo, desde que escolhido estrategicamente para a sua necessidade.

Mito 3: ERP é difícil de implementar

Aqui, a grande questão está na dificuldade e na usabilidade do ERP, porém, alguns fatores são necessários a serem considerados para facilitar esta aceitação:

Como funciona o seu processo interno, sua operação já está definida? Tudo está funcionando como deseja? Se não, e os processos forem ajustados neste período de troca de ferramenta a implantação pode ser um pouco mais trabalhosa, porém, estratégica, trazendo ganhos além dos processos operacionais estarem estruturados, como também no controle e gerenciamento dos processos através do software, pois, o ERP foi pensado e estruturado para esse propósito.

Seu time está comprometido e disposto a dar o melhor de si nesta transição? Já entenderam os ganhos? É comum que alguns colaboradores fiquem receosos, principalmente, quando a promessa da ferramenta é reduzir as atividades operacionais. Fique atento e engaje o time para que tenham uma visão mais ampla dos benefícios e de qual será o novo papel de cada um do time.

A implementação de um sistema ERP pode ser complexa e demorada, mas com o apoio adequado, essa transição pode ser feita de forma suave e eficiente. Além disso, a maioria dos sistemas ERP é projetada para ser intuitiva e fácil de usar, especialmente após um treinamento inicial.

O retorno do investimento em um ERP pode ser significativo, como um baú de tesouros. Aumento da produtividade, redução de custos e otimização de processos geram economia e impulsionam o crescimento do seu negócio, impulsionando-o a novos horizontes.

Por último, se você tem uma empresa séria, comprometida e com experiencia esta implementação será muito mais assertiva e simples.

Mito 4: ERP é apenas para o departamento de TI

Embora o departamento de TI desempenhe um papel fundamental na implementação e manutenção do ERP, esse sistema é projetado para ser usado por toda a empresa. Cada departamento pode se beneficiar do acesso a informações em tempo real e da automação de processos que o ERP oferece.

O ERP é uma ferramenta poderosa, ainda mais se for alinhado com uma equipe engajada e processos bem definidos é uma alavanca poderosa. O sucesso depende da cultura organizacional, do engajamento da equipe e da utilização estratégica do software, como uma carta náutica que precisa ser interpretada e utilizada com sabedoria.

Importante não centralizar APENAS no departamento de TI, pois, como se trata de um software de gestão, é fundamental o envolvimento direto dos gestores de cada área como compras, estoque, vendas estarem engajados com estas mudanças. É extremamente importante todos estarem alinhados esta nova solução, afinal, na pratica, quem irá utilizar é cada área da empresa.

Mito 5: ERP não é seguro

A segurança dos dados é uma preocupação legítima para qualquer empresa que esteja considerando a implementação de um sistema ERP. No entanto, a maioria dos sistemas ERP modernos possui recursos avançados de segurança, como criptografia de dados e controle de acesso, para garantir a proteção das informações da empresa.

O ERP te dá mais controle sobre sua fábrica. Com dados precisos e centralizados, você toma decisões mais assertivas e acompanha o desempenho da operação em tempo real, como um capitão com visão total do seu navio.

Além de toda esta segurança e criptografia implementada, devemos ressaltar que planilhas eletrônicas e controles em papeis, trazem menos segurança ainda para o negócio, se compararmos isso a um sistema no qual temos níveis e controles de acesso através de login e senha individualizados, além da rastreabilidade de todo e qualquer informação.

Mito 6: ERP é inflexível e não se adapta às necessidades da empresa

Verdade: Aqui devemos salientar que, ao tratar sobre software com especialistas do seu segmento, mais fácil será a utilização, implementação e principalmente o tempo que terá de retorno no investimento feito. Por exemplo: se utilizar um sistema especifico para lojas (varejo) em um ambiente industrial, certamente será inflexível e complexo esta adaptação.

Mas, se falar com especialistas certos dentro seu segmento e do seu ramo, tenha certeza que esta implementação será o mais tranquilo e harmônico possível, justamente, porque quando se trata de ser especifico no ramo, além da expertise, os melhores caminhos e atalhos podem ser sugeridos e utilizados.

Mito 7: ERP é apenas para a gestão de operações internas

Verdade: Embora o ERP seja amplamente utilizado para gerenciar operações internas, como finanças, estoque e produção, ele também pode ser integrado a outras áreas da empresa, como vendas, marketing e atendimento ao cliente. Essa integração pode ajudar a melhorar a comunicação e a colaboração entre os diferentes departamentos da sua fábrica

Mito 8: ERP é uma solução única para todos os problemas da empresa

Verdade: Embora o ERP possa trazer muitos benefícios para a sua fábrica, ele lhe auxiliará a resolver todos os seus problemas. A implementação de um sistema ERP requer planejamento, treinamento e adaptação por parte da empresa para que os benefícios sejam totalmente realizados.

Podemos encarar o ERP como é uma solução única, se for especializada em seu segmento ou área de atuação, se conseguir integrar os departamentos eliminando retrabalho e principalmente, se for bem implantado, e se seus processos estiverem bem definidos, com isso, podemos afirmar que será uma solução muito assertiva.

Guia Breve: Como escolher um software ERP industrial?

Se você chegou até aqui, parabéns! Tem interesse em entender como essas verdades podem ser um combustível para mudanças e principalmente, usar disto como um grande diferencial estratégico e competitivo no mercado.

Abaixo algumas dicas que podem lhe auxiliar nesta mudança:

1| Faça um raio-X da sua fábrica:

Quais áreas precisam de reparos?
- Realizar um mapeamento detalhado dos processos e sistemas existentes na empresa, com foco na identificação de pontos de otimização e gargalos que impactam negativamente a performance e o alcance dos objetivos estratégicos.

Quais são seus objetivos com a implementação?
- Definir os objetivos de negócio que se pretendem alcançar com a implementação do ERP, estabelecendo metas mensuráveis e indicadores de desempenho (KPIs) para avaliar o sucesso da iniciativa.

Qual o seu orçamento disponível?
- Estabelecer o orçamento disponível para o projeto, considerando custos de licenciamento, implementação, treinamento e suporte técnico, além de recursos humanos e infraestrutura tecnológica.

2| Pesquise e compare diferentes soluções:

Converse com outros fabricantes que usam ERP.
- Realizar uma pesquisa aprofundada de mercado, avaliando a reputação, experiência e expertise de diferentes fornecedores de ERP no segmento de atuação da empresa.

Solicite demonstrações e orçamentos detalhados, mapeando as opções disponíveis.
- Solicitar demonstrações detalhadas das funcionalidades dos sistemas ofertados, priorizando soluções que atendam às necessidades específicas da organização e possibilitem a integração com outros sistemas existentes.

Escolha um fornecedor com experiência comprovada e suporte técnico de excelência, como um farol experiente que guia sua jornada.
- Analisar a capacidade de suporte técnico do fornecedor, assegurando a disponibilidade de recursos qualificados para auxiliar na implementação, treinamento e resolução de problemas durante todo o ciclo de vida do ERP.

3| Prepare-se para a zarpar:

Envolva toda a tripulação no processo de forma transparente, garantindo que todos estejam a bordo.
- Com o envolvimento e engajamento de todos, é importante para realizar testes abrangentes antes da migração para o novo sistema, garantindo a confiabilidade e a segurança dos dados, minimizando o risco de falhas e interrupções na operação.

Ofereça treinamento adequado para o uso do software, familiarizando a equipe com a nova rota.
- Capacitar todo o time e os envolvidos e com isso, criar um plano de implementação detalhado, definindo etapas, prazos, responsabilidades e recursos necessários para cada fase do projeto.

Defina metas e indicadores de desempenho (KPIs) para acompanhar o progresso e mensurar os resultados, como bússolas que guiam sua navegação.
- Realizar testes abrangentes antes da migração para o novo sistema, garantindo a confiabilidade e a segurança dos dados, minimizando o risco de falhas e interrupções na operação.

4| Utilize o ERP estrategicamente:

Explore todas as funcionalidades do software, como um marinheiro experiente que conhece cada canto do navio.
- Coletar feedback dos usuários de forma regular, buscando identificar oportunidades de melhorias na usabilidade, funcionalidades e processos do sistema.

Adapte o sistema às suas necessidades específicas, personalizando-o para atender às particularidades da sua fábrica.
- Realizar atualizações e customizações no ERP de acordo com as necessidades específicas da empresa, garantindo que o sistema se adapte às mudanças no ambiente de negócios e às novas demandas da organização.

Monitore o desempenho e faça ajustes contínuos, otimizando os processos e aprimorando a performance, como um capitão que ajusta as velas para aproveitar o vento.

BÔNUS – Invista em treinamento!

Oferecer treinamento abrangente e personalizado para todos os usuários do ERP, capacitando-os para utilizar as ferramentas de forma eficiente e maximizar o retorno sobre o investimento.

Promover workshops e treinamentos específicos para cada área da empresa, focando nas funcionalidades e processos relevantes para cada função, garantindo a rápida adaptação ao novo sistema.

Crie documentações e materiais de apoio de fácil acesso, facilitando o aprendizado e a consulta por parte dos usuários, reduzindo a necessidade de suporte técnico constante.

Conclusão

A implementação de um ERP é um projeto estratégico que exige planejamento meticuloso, seleção criteriosa do fornecedor, implementação eficaz, treinamento adequado dos usuários e monitoramento constante dos resultados. Ao seguir os 5 pilares do sucesso, as empresas podem maximizar os benefícios do ERP e alcançar seus objetivos de forma eficiente e sustentável, impulsionando a competitividade e o crescimento no mercado.

O ERP pode ser uma ferramenta poderosa para ajudar a sua fábrica a alcançar novos patamares de eficiência e produtividade. Ao desmitificar as ideias preconcebidas sobre esse sistema e entender melhor seus benefícios, você estará mais bem preparado para tomar a melhor decisão para o seu negócio. Portanto, não deixe que os mitos sobre o ERP o impeçam de aproveitar todas as vantagens que esse sistema pode oferecer à sua fábrica.

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